Hasznos tanácsok a megfelelő iratrendezéshez
Irodai környezetben az irataink megfelelő tárolása, illetve rendszerezése rendkívül fontos szerepet játszik. A hatékony iratrendezés ugyanis nagy segítséget nyújt a munkavégzésben, ezáltal pedig növeli a produktivitásunkat és csökkenti a minket ért stresszhatásokat. Ebben a cikkben bemutatjuk, hogy miért fontos kellő időt, energiát szánni az irataink rendszerezésére, illetve néhány hasznos tippet is adunk a gyakorlati kivitelezéshez.
Hatékony munkavégzés, időmegtakarítás, gördülékeny együttműködés
Ha megfelelő módon tároljuk az iratainkat, dokumentumainkat, akkor könnyen hozzáférhetőek lesznek, ami azt jelenti, hogy mindig tudni fogjuk, hogy mit hol keressünk. Vagyis nem kell hosszú perceket vagy akár órákat azzal töltenünk, hogy keresgélünk egy iratot, amiről már kezdjük azt hinni, hogy elnyelte a föld. Azt az időt, amit az iratvadászattal töltünk, a munkánkra is fordíthatnánk, ezzel pedig elkerülhetjük, hogy elvesztegessük a drága a munkaóráinkat.
Ha folyamatosan odafigyelünk az iratrendezés megvalósítására, akkor minden dokumentum a helyén lesz és mi is, illetve - ha vannak - a munkatársaink és az alkalmazottaink is gond nélkül megtalálják azokat. Ennek köszönhetően sokkal hatékonyabb lesz a közös munka, arról nem beszélve, hogy az információk, adatok megosztása is sokkal gördülékenyebb történik, ami a munkánk eredményességén lesz tetten érhető.
Lehetőségek, módszerek
Mindenképpen érdemes különböző iratrendező rendszereket használni, például dossziékat, irattartókat, de az is jó ötlet, ha az általunk használt mappákat témák szerint felcímkézzük, hogy tudjuk, mit hol kell keresnünk. Az olyan praktikus bútordarabok használata is ajánlott, amilyen például az iratszekrény - ugyanis az is segíthet a hatékony és eredményes iratrendezésben.
Időnként nem árt minden iratunkat, mappánkat végignézni és átvizsgálni, mire van még szükségünk és mire nincs. Az elavult vagy már használaton kívüli dokumentumok teljesen feleslegesen foglalják el a helyet a polcokon, szekrényekben. Azoktól érdemes tehát minél előbb megszabadulni.
